Zentrale Aufgaben der EDV Administration

1. Aufrechterhaltung des laufenden Betriebes

1.1. Behebung von Hardware- und Softwareproblemen
Hierzu ist eine Datenbank anzulegen, in der die Daten aller PCs incl. ihrer Hard-
und Softwareausstattung aufgelistet sind. Außerdem soll in der Datenbank die
Möglichkeit zur systematischen Eingabe von auftretenden Fehlern und deren
Behebung vorhanden sein.

Zweck dieser Datenbank: Wissen über behobene Fehlerquellen systematisch
erfassen und somit allen Mitarbeitern ermöglichen, mit Hilfe dieser Datenbank
auftretende Fehler selbständig beheben zu können.

1.2. Pflege der Software und Hardware
Alle Softwareprodukte müssen durch Updates systematisch auf dem Laufenden
gehalten werden, um Fehler in Softwareprodukten zu beseitigen.

Bei Hardware ist der Besuch der Herstellerhomepages in regelmäßigen Abständen
unerlässlich, um sich über Treiberupdates bzw. BIOS Updates bei Mainboards auf
dem Laufenden zu halten.

Vor allem regelmäßige Updates des Betriebssystems und der Antivirensoftware
sind für den reibungslosen Betrieb der Workstations unerlässlich.

1.3. Antivirenschutz
Sowohl auf dem Server als auch auf den Clients ist ein effektiver, serverbasierter
Virenschutz zu installieren. Die Aktualisierung dieses Virenschutzes sollte täglich
zweimal automatisch auf dem Server erfolgen. Die Übertragung der Aktualisierung
auf die Clients erfolgt bei einem serverbasierten Sytem automatisch.

Zu beachten ist, daß Antivirensoftware zeitlich limitiert ist. Bei Ablauf der Lizenz muss
diese häufig manuell erneuert werden. Darauf ist zu achten, da sonst die sog. Viren-
signaturen bei Ablauf der Lizenz nicht mehr erneuert werden!

2. Sicherung der geleisteten Arbeit
Zweck: Bei Ausfall von Systemen (Workstation / Server) die kurzfristige
Wiederherstellung der geleisteten Arbeit zu garantieren

2.1. Teilbereiche der Sicherung
Erläuterung: EDV Systeme setzen sich aus der Sicht der Software aus
drei verschiedenen Bereichen zusammen:
Betriebssystem (Windows 98, ME, 2000 oder XP)
Programme (Standard-, Spezialanwendungen)
Daten, die mit Hilfe dieser Programme erstellt wurden
Daraus ergeben sich die verschiedenen Teilbereiche der Sicherung:

2.1.1. Sicherung der Daten (klassische Datensicherung)
Erläuterung: Die Sicherung der Daten ist die klassische Aufgabe der EDV.
Sie ist immens wichtig, da die vorhandenen Daten im Falle
eines Systemausfalls unwiderruflich verloren sind. Für jede
Firma ist daher diese Datensicherung von entscheidender
Bedeutung.
Verfahren: Alle von Programmen erzeugten Daten sollten zentral auf einem
oder mehreren Servern gespeichert werden. Der Server hat ein
Datensicherungsgerät, meist ein Bandlaufwerk, da die Daten-
mengen oft recht groß sind. Die Sicherung der Daten erfolgt
in der Regel nachts, da dabei exklusiv auf die Daten zugegriffen
werden muss.

2.1.2. Sicherung von Betriebssystem und Programmen (Imagesicherung)
Erläuterung: Dieser Punkt wird häufig vernachlässigt. Da die Einrichtung
von EDV Systemen (Clients und Server) mit zum Teil erheblichem
Arbeitsaufwand verbunden ist, sollten diese Systeme auch in
regelmäßigem Abstand ( 1 x pro Monat) gesichert werden, um
die geleistete Arbeit (Einrichtung, Wartung, Aktualisierung)
sicherzustellen für den Fall eines Systemausfalls (Plattencrash).
Verfahren: Sowohl Server-, als auch Clientfestplatten können heutzutage
mit einer Reihe von Programmen (Norton Ghost, Acronis
TrueImage, Drive Image o.a.) komplett auf einen externen
Datenträger oder einen Image-Server gesichert werden.
Die Clients sichern dabei eine Kopie der gesamten Platte auf
einen Image-Server. Für die Server gilt das Gleiche. Der Image-
Server selbst sichert die erhaltenen Images dann z. Bsp. auf Band.

2.2. Evaluation der Datensicherung
Erläuterung: In regelmäßigen Abständen muss geprüft werden, ob die gesicherten
Daten und die gesicherten Images zurückspielbar sind.
Verfahren: Dazu sollte die Datensicherungssoftware bzw. die Imagesoftware eine
Protokollierung aufweisen, die regelmäßig überprüft werden muss.
Außerdem sollten Testrückspielungen einzelner Daten bzw. eines
kompletten Images auf andere Verzeichnisse bzw. Datenträger möglich
sein, um die Effektivität der Sicherung zu prüfen. Über diese Tests und
die vorhandenen Protokolle sind ebenfalls regelmäßig Berichte anzu-
fertigen und der Geschäftsleitung vorzulegen.

3. Dokumentation
Zweck: Informationen über die gesamte EDV Struktur zu erstellen, um im Falle
des Ausfalls einzelner Mitarbeiter deren Funktionen von anderen durch
Studium dieser Dokumentation ersetzen zu können.

3.1. Teilbereiche der Dokumentation

3.1.1. Dokumentation der Netzwerkstruktur
Erläuterung: Dazu gehört die Dokumentation der gesamten Netzstruktur
inklusive der kompletten Verkabelung, der Switches und Hubs,
der Server, Clients, deren Namen, IP-Adressen u.s.w.
Zweck: Im Falle von Netzwerkstörungen ist diese Dokumentation
äußerst hilfreich für Wartungspersonal, um Störungen rasch
beheben zu können.
Verfahren: Die Dokumentation sollte sowohl als Datei auf dem Server
in Form einer PDF Datei abgelegt werden (Doku/Netzwerk),
als auch in ausreichender Zahl ausgedruckt für alle EDV
Mitarbeiter als Anleitung vorhanden sein.

3.1.2. Dokumentation der Ablagestruktur (Daten)
Erläuterung: Bei einer größeren Firma sollte die Organisationsstruktur
bei der Ablage von Daten auf dem Server abgebildet werden.
Zweck: Das wieder finden von Daten in der Server Struktur
Verfahren: Ablage der Dokumentation als PDF-Datei auf dem Server
in einem Ordner (Doku\Struktur Ablage)

3.1.3. Dokumentation der Software
Erläuterung: Die gesamte eingesetzte Software (Standard, Spezial, Server)
und deren Funktionen sollte in Form von Handbüchern und
Schulungsmaterial vorhanden sein.
Zweck: Jeder Anwender der Software sollte Zugriff auf die Handbücher
seiner Software haben, um Fragen zur Bedienung oder bei Pro-
blemen durch Studium dieser Doku vorab selbst zu klären.
Verfahren: Die Dokumentation sollte der Einfachheit halber als sog. PDF-
Dateien auf dem Server in zentralen Ordnern (Doku\Software)
abgelegt werden, auf die alle Benutzer lesenden Zugriff haben.

3.1.4. Dokumentation der Hardware
Zweck: Die Dokumentation der Hardware in Form von vorgedruckten
Handbüchern der Hardwarehersteller ist extrem wichtig, um
Konfigurationsprobleme schnell und effektiv zu lösen.
Verfahren: Die Hardwaredokumentation sollte, soweit verfügbar, auf dem
Server als Dateien, als auch, soweit vorhanden, als Druck-
erzeugnisse in zentralen Leitz-Ordnern abgelegt werden.

3.1.5. Dokumentation der Aufgaben und Funktionen
Zweck: Um zu wissen, welche Personen für welche Aufgabenbereiche
zuständig sind, ist es von entscheidender Bedeutung, sich
darüber Gedanken zu machen, wer welche Aufgaben in welcher
Form wie zu erledigen hat. Daraus ergibt sich automatisch die
Arbeitsmenge und –belastung des einzelnen Mitarbeiters.
Verfahren: Alle EDV Funktionen und Aufgaben werden in sog. Pflichten-
heften oder (für einzelne EDV Funktionsträger) detailliert
in einer Stellenbeschreibung festgelegt und deren Erfüllung
regelmäßig protokolliert.

4. Schulung
Zweck: alle Mitarbeiter mit Funktionen und Möglichkeiten der EDV vertraut
zu machen, um die Effektivität der eingesetzten Programme zu optimieren
und Vertretungen für zentrale EDV Funktionsträger auf dem Laufenden
zu halten.
Verfahren: Schulungen können als sog. Inhouse oder als externe Veranstaltungen
außerhalb der Firma durchgeführt werden. Die Qualität der Schulung
ist dabei durch einen Abschlusstest zu überprüfen.